Wettelijke verplichtingen

Het beleid van Rijckheyt is gebaseerd op de geldende wet- en regelgeving op het gebied van archiefbeheer. De geldende wet- en regelgeving valt uiteen in de Archiefwet 1995; het Archiefbesluit 1995; de Archiefregeling 2010 (voorheen de ministeriële regelingen ex-artikelen 11, 12 en 13 van het Archiefbesluit 1995) en de Archiefverordening Heerlen 2008, het Besluit Informatiebeheer Gemeentelijke Beheereenheden 2008 alsmede het Besluit Informatiebeheer Griffie 2008 [1].

De Heerlense Archiefverordening 2008 is tot stand gekomen gelet op de artikelen 30, eerste lid, 31 en 32, tweede lid van de Archiefwet 1995, en regelt de nadere uitwerking van de zorg en het beheer van archiefbescheiden van de gemeente Heerlen. De verordening bestaat in hoofdzaak uit drie gedeelten. Namelijk de regeling voor de zorg (die het college van burgemeester en wethouders draagt voor de archieven van de gemeentelijke organen), het beheer van de archiefbewaarplaats en het toezicht op het beheer van de archiefbescheiden door de gemeentearchivaris, die niet zijn overge­bracht naar de archiefbewaarplaats.

Deze verordening is, evenals wet en besluit, niet alleen van toepassing op klassieke, papieren archiefbescheiden, maar ook op moderne, digitale informatiedragers.

Naast het in goede, geordende en toegankelijke staat brengen en houden van archieven en collecties, is het beschikbaar stellen van archiefbescheiden en collectie-items een verplichting.

De wettelijke verplichtingen kunnen worden gevat in de drie B-s: Beheer – Behoud – Beschikbaar stellen. In de verwerving van archiefbescheiden zit ook een wettelijke component. De Archiefwet 1995 stelt dat de permanent te bewaren overheidsarchieven na 20 jaar moeten worden overgebracht naar de archiefbewaarplaats.

De gemeente Heerlen neemt deel in de volgende gemeenschappelijke regelingen:

(1)                Parkstad Limburg.

(2)                Brandweer Parkstad Limburg.

(3)                Geneeskundige Hulpverlening bij Ongevallen en Rampen Zuid-Limburg (GHOR).

(4)                GGD Oostelijk Zuid-Limburg.

(5)                Gemeentelijke Kredietbank Oostelijk Zuid-Limburg.

(6)                Reinigingsdienst Rd4.

(7)                Shared Service Center (SSC-ZL)

(8)                Belastingsamenwerking Gemeenten en Waterschappen Limburg (BsGW).

(9)                Regionale Uitvoeringsdienst Zuid Limburg (RUD).

Ingevolge de Archiefwet 1995 voert de gemeentearchivaris van Heerlen het toezicht op het beheer uit op deze regelingen en is de archiefbewaarplaats van Heerlen aangewezen voor het beheer van de permanent te bewaren archiefbescheiden van deze regelingen.

[1]       Archiefregeling 2010: voorheen de ministeriële regelingen gelet op artikel 11, tweede lid van het Archiefbesluit 1995 de ‘Regeling duurzaamheid archiefbescheiden’; gelet op artikel 12 van het Archiefbesluit 1995 de ‘Regeling geordende en toegankelijke staat archiefbescheiden’ en gelet op artikel 13, vierde lid van het Archiefbesluit 1995 de ‘Regeling bouw en inrichting archiefruimten en archiefbewaarplaatsen’.

Onze archieven en collecties