Toezicht op selectie en vernietiging

Jaarlijks worden er bij verschillende archiefwerkzaamheden grote hoeveelheden archief vernietigd. Uiteraard moet deze vernietiging gebeuren volgens vastgestelde regels en procedures die ervoor zorgen dat er geen archiefbescheiden worden vernietigd die nog juridische danwel democratische bewijswaarde hebben of van belang zijn voor (toekomstig) historisch onderzoek.
Aan de andere kant is het van belang dat archieven vernietigd worden, wanneer ze daarvoor in aanmerking komen. Het bewaren en beheren van archieven is immers een kostbare en tijdrovende aangelegenheid.  Archiefvernietiging (van daartoe aangemerkte archieven) is daarom ook verplicht gesteld bij wet voor overheidsinstellingen.
Grosso modo kan gesteld worden dat tussen de 70% en 90% van het overheidsarchief wordt vernietigd en dat ca. 10 tot 30% voor bewaring in aanmerking komt en uiteindelijk wordt overgedragen naar een archiefbewaarplaats.

Het aangeven welke archiefbescheiden voor bewaring en welke voor vernietiging in aanmerking komen noemen we "waardering".  Deze waardering is een afweging van wettelijke regels en termijnen en de afweging of een bepaald gegeven van historisch belang zal zijn in de toekomst. Het is uiteraard niet de bedoeling dat deze afweging bij ieder individueel dossier wordt gedaan, sterker nog, dat is niet eens toegestaan. Het gehele waarderingsproces is door verschillende professionals uit verschillende werkvelden uitgevoerd. In lijsten zijn, per categorie archiefbescheiden, vastgesteld of en wanneer archiefbescheiden voor vernietiging in aanmerking komen. Vernietiging van archiefbescheiden mag enkel geschieden op basis van deze lijsten.
Gemeenten en gemeenschappelijke regelingen maken gebruik van twee soorten lijsten.

De vernietigingslijst 1983.
Deze lijst is van toepassing op alle archiefbescheiden die ontvangen of opgemaakt zijn tussen 1 januari 1851 en 1 januari 1996. Op deze lijst staan enkel de vernietigbare archiefbescheiden vermeld. Impliciet betekent dit dat alle niet op deze lijst voorkomende categorieën archiefbescheiden voor bewaring in aanmerking komen. 
De vernietigingslijst is in de praktijk nogal abstract van karakter en daarom wordt vaak de meer concrete "Brabantse Lijst" gebruikt. Deze lijst is een op de Basis Archief Code geordende vertaling van de vernietigingslijst. In de toepassing ervan schuilen echter nogal wat gevaren. Gebruik deze lijst dan ook met de nodige terughoudendheid.

De selectielijst. 
Deze lijst is van toepassing op archiefbescheiden ontvangen en/of opgemaakt na 1 januari 1996. Ook hier zijn de archiefbescheiden in categorieën gerangschikt. Het grote verschil met de vernietigingslijst 1983 is echter dat ook archiefbescheiden die voor bewaring in aanmerking komen zijn opgenomen. Archiefbescheiden die niet op de selectielijst voorkomen, mogen dus niet vernietigd worden. Ze komen ook niet automatisch voor bewaring in aanmerking. Deze moeten nog gewaardeerd worden. 
Hiertoe kan de gemeentearchivaris aanvullingen opnemen in de selectielijst. De gemeentearchivaris mag ook afwijken van de selectielijst door bijvoorbeeld archiefbescheiden die volgens de selectielijst vernietigbaar zijn voor bewaring in aanmerking te laten komen.
Aanpassingen en/of afwijkingen van de selectielijst moeten door de gemeentearchivaris worden bekendgemaakt.
Op dit moment zijn er geen aanpassingen of afwijkingen van de selectielijst.

Op basis van de vernietigingslijst en selectielijst maken archiefmedewerkers concept-stukkenlijsten op. Op deze stukkenlijst moet vermeld staan;
- Een opsomming van de stukken of categorieen van stukken die voor vernietiging worden voorgedragen.
- De relatie met de in de vernietigingslijst of selectielijst genoemde categorie moet eveneens vermeld staan.
Deze concept-lijst (klik voor een voorbeeld) wordt aan de gemeentearchivaris of archiefinspecteur voorgelegd die er zijn goedkeuring aan moet geven. Met deze goedkeuring wordt een laatste controle uitgevoerd of de selectielijst correct is geinterpreteerd en er geen stukken worden vernietigd die nog actuele waarde hebben of op termijn historisch van belang kunnen zijn. 
Na goedkeuring van de stukkenlijst kan de daadwerkelijke vernietiging plaatsvinden. Van deze vernietiging moet afsluitend een proces-verbaal worden opgemaakt. 

Door de Archiefinspectie wordt er naast het goedkeuren van de stukkenlijsten op toegezien dat de vernietiging op de wijze gebeurt zoals hierboven omschreven. Zij rapporteert hierover aan de zorgdrager, in het geval van een gemeente, het college van Burgemeester en Wethouders.

Email ons als je vragen hebt over selectie en vernietiging: archiefinspectie@rijckheyt.nl.

Onze archieven en collecties