Toezicht bij overbrenging naar de archiefbewaarplaats

Archiefbescheiden van gemeenten en gemeenschappelijk regelingen die niet voor vernietiging in aanmerking komen, moeten ingevolge de Archiefwet na 20 jaar worden overgebracht naar een archiefbewaarplaats. Eenmaal overgebracht zijn de archiefbescheiden openbaar voor een ieder die daar inzage in wenst. 

Om een archief over te brengen, moeten er wat zaken geregeld worden. Dit varieert van een fysieke overbrenging (na)bewerking, logistieke werkzaamheden, regelen van enkele verklaringen tot het opnemen van de inventaris in ons archiefbeheerssysteem. Om dit geheel goed te laten verlopen maakt de Archiefinspectie Rijckheyt gebruik van een stappenplan.

Om ervoor te zorgen dat deze archieven ook daadwerkelijk in een toestand worden overgebracht, zodat onderzoekers de stukken kunnen vinden en er verantwoord beschikbaarstelling kan plaatsvinden, wordt er door de Archiefinspectie Rijckheyt op toegezien dat deze archieven aan een bepaalde norm voldoen. Deze norm is voor analoge archieven vastgelegd in een checklist overdracht analoge archieven naar de archiefbewaarplaats ook wel normdocument genoemd. Dit normdocument is in overeenstemming opgesteld met de Ministeriële regeling geordende en toegankelijke staat en de Ministeriële regeling duurzaamheid en wordt door de archiefinspectie gebruikt om inzicht te krijgen in het feit of het archief overgebracht kan worden.

Indien de archieven in correct staat worden geacht, kan er worden overgegaan tot fysieke overdracht. Nadat dit gebeurd is, dient er een verklaring van overbrenging te worden opgesteld.

De Archiefinspectie Rijckheyt ziet er op toe dat de overbrenging dus kwalitatief correct geschiedt en rapporteert over (dreigende) achterstanden aan de zorgdrager, in het geval van een gemeente is dat het college van Burgemeester en Wethouders.

Email ons als je vragen hebt over de overdracht van archieven naar de archiefbewaarplaats: archiefinspectie@rijckheyt.nl

Onze archieven en collecties