Overzicht van archiefinspectietaken

De vorming en het beheer van archieven van gemeenten en andere overheidsinstanties zijn gebonden aan allerlei verschillende regels en wetten. Gegevens uit het archief moeten binnen afzienbare tijd gevonden kunnen worden en die informatie moet betrouwbaar zijn. Daarnaast moeten bepaalde gegevens in het archief beveiligd worden, bijvoorbeeld als het gaat om persoonsgegevens of gevoelige bedrijfsinformatie. Juist andere gegevens moeten weer openbaar zijn. 

Ten tweede mogen overheidsgegevens niet zomaar vernietigd worden. Het mag niet te snel, maar ook weer niet te laat vernietigd worden. Sommige gegevens, zoals financiële gegevens moeten 7 jaar bewaard worden. Andere gegevens moeten juist 10 of 20 jaar bewaard worden. Van alle archieven wordt het merendeel (ca. 70 tot 90%) vernietigd.   Het kleine deel dat voor permanente bewaring in aanmerking komt, moet zodanig bewaard worden dat het ook blijvend beschikbaar en raadpleegbaar is en blijft. Zo moet er specifiek papier gebruikt worden en moeten cd-roms aan een bepaalde iso-normering voldoen. Om dergelijke processen in goede banen te leiden, moeten er verschillende processen, protocollen en afspraken opgesteld en nageleefd worden. In het opstellen daarvan speelt de archiefinspectie een adviserende rol. In het naleven daarvan speelt de archiefinspectie een inspecterende rol. De verschillende taken van archiefinspectie zijn:

 

Onze archieven en collecties