Methodiek van het archiefonderzoek


Rijckheyt beheert ongeveer 300 archieven van verschillende instellingen, zowel overheid als particulier, zoals personen, verenigingen en stichtingen. Enkele (voormalige) instellingen waarvan wij de archieven beheren zijn: schepenbanken, parochies, notarissen, burgemeesters, politie, brandweer, zangverenigingen, een steenkolenhandel, een juwelier, een vroedvrouw en een advocaat. Hoe kun je nu het beste een gestructureerd onderzoek uitvoeren in deze berg van gegevens? 

Twee misverstanden
Archief is niet, zoals veel mensen denken, een verzameling oud papier, krantenknipsels of foto’s. Dát noemen we een collectie. Een archief bestaat uit alle schriftelijke of digitale informatie die een instelling of een bepaald persoon heeft ontvangen of aangemaakt bij haar functioneren. Een archief ontstaat dus willekeurig en is niet het resultaat van verzamelen of maken. Zo is een binnengekomen brief een archiefstuk, een jaarverslag of een notariële akte is dat ook, maar een fotocollectie of een verzameling krantenknipsels niet. 

Een tweede veel voorkomend misverstand is hoe stukken terug te vinden zijn in een archief. Archieven zijn in de regel niet toegankelijk door middel van trefwoorden of geografische locaties. Meestal bevat een inventaris wel een trefwoordregister of een register op plaatsnamen, maar dat is niet de meest logische toegang. Als een onderzoeker op deze manier, middels trefwoorden, een archief probeert te raadplegen zal hij of zij een heleboel informatie over het hoofd zien.   

De inventaris
Een inventaris is een opsomming van alle stukken die in een archief voorkomen. Niet zomaar een opsomming, maar eentje met een bepaalde logica. In de meeste gevallen bestaat een dergelijke inventaris ruwweg uit een tweetal onderdelen: een inleiding en de feitelijke inventaris.
De inleiding van de inventaris bevat in het kort de institutionele geschiedenis, de ontstaansgeschiedenis en de werking van de instelling waar het archief van afkomstig is. Hieruit is veelal te af te leiden welke taken en verantwoordelijkheden de instelling had. In de inleiding is in de meeste gevallen ook een verantwoording van de inventarisatie opgenomen. Hierin staat vermeld welke systematische indeling de archivaris heeft gebruikt en in welke gevallen hij daar juist vanaf is geweken en waarom.
De feitelijke archiefinventaris kan ook weer in twee delen worden verdeeld: één deel dat meestal de naam “Stukken van algemene aard” draagt en één deel met de naam “Stukken van bijzondere aard” of “Stukken betreffende taakuitoefening”. 

- In het eerste deel zijn stukken ondergebracht die zo divers van aard zijn dat zij niet onder één specifieke taak vallen. Het gaat hierbij vooral om vergaderstukken, notulen, besluitenlijsten waarin vrijwel alle onderwerpen en taken waar een instelling zich mee bezighoudt aan de orde komen. Ook series van ingekomen en uitgaande stukken vallen onder het eerste deel van de inventaris. Dit zijn meestal chronologisch behandelde ingekomen brieven, verzoeken of aanvragen. Meestal zijn ze via een apart register, dat destijds al is aangelegd, toegankelijk. Over de manier waarop een dergelijke serie in te zien is, wordt meestal in de inleiding van de inventaris het een en ander geschreven. Ook kan de studiezaalmedewerker je op de hoogte brengen op welke wijze de series toegankelijk zijn.

- Het tweede deel van een inventaris, de stukken van bijzondere aard, bestaat wel uit losse stukken of dossiers die over één taakgebied gaan. Een vrijwel altijd voorkomende “taak” is bijvoorbeeld de organisatie. Hoe is de organisatie van de instelling geregeld, is er een bestuur of een college, wie zat er in dat bestuur, wat waren de rechten en plichten van een dergelijke bestuur? De stukken die hierover gaan, in de meeste gevallen gevat in statuten of besluiten, zullen onder de taak “organisatie” terug te vinden zijn.

Als voorbeeld gebruiken we het archief van de parochie St. Remigius uit Klimmen. Dit bestaat uit een gedeelte van de pastoor en een gedeelte van het kerkbestuur. Beiden hadden zo hun eigen taken. De pastoor had onder andere de toediening van de diverse sacramenten als taak, het kerkbestuur bijvoorbeeld de zorg voor het kerkgebouw en het lager onderwijs. Stukken die te maken hebben met het dopen van de vele parochianen door de eeuwen heen, vinden we dus terug bij de taak van de pastoor onder  “sacramentstoediening”. Stukken over de restauratie van het kerkgebouw in 1984 vinden we terug bij de taak van het kerkbestuur; “beheer van het vermogen, kerk en inboedel.”  

De archiefadder onder het historische gras
Bij het raadplegen van inventarissen, al dan niet in een digitale omgeving, dien je rekening te houden met de wijze waarop de inventaris in elkaar zit. Veelvuldig wordt bij onderzoek alleen gebruik gemaakt van de stukken betreffende bijzondere onderwerpen of een index danwel trefwoorden. De meeste inventarissen kennen indexen en trefwoordlijsten, maar deze zijn vrijwel altijd opgesteld aan de hand van de inhoudelijke omschrijvingen. Deze laatste zijn in de regel enkel van toepassing op stukken van bijzondere aard of betreffende de taakuitoefening. Een vermelding in de index verwijst dus alleen naar stukken in het tweede deel van de inventaris; “stukken betreffende de taakuitoefening”. Het gevaar van het gebruik van trefwoorden schuilt hierin dat de seriematige stukken en/of de besluitvormingen buiten het onderzoek dreigen te vallen. Uiteraard moet je ervoor waken niet enkel de stukken voorkomend in de categorie “betreffende bijzondere onderwerpen” te raadplegen, hoe aanlokkelijk dat ook mag zijn. Ook in dat geval zullen de stukken van het besluitvormingsproces en dergelijk wederom buiten het onderzoek dreigen te vallen. 

Openbaarheid
Overheidsarchieven worden overgedragen aan een archiefbewaarplaats wanneer ze minimaal 20 jaar en maximaal 30 jaar oud zijn. In principe zijn die archieven op dat moment meteen openbaar. In sommige gevallen wordt echter een openbaarheidsbeperking gesteld aan een archief of aan bepaalde stukken uit het archief. In de regel gebeurt dat alleen bij archiefstukken waarin privacygevoelige gegevens zijn vermeld of als er sprake is van een onevenredige bevoordeling of benadeling van personen of instellingen en bedrijven indien bepaalde gegevens in de openbaarheid komen.
De archieven van de Burgerlijke Stand zijn zo'n voorbeeld van archiefstukken die niet na 20 jaar worden overgedragen en openbaar worden. Geboorteakten zijn pas na 100 jaar openbaar, huwelijksakten na 75 jaar en overlijdensakten na 50 jaar.
Archieven die niet van een overheidsinstelling afkomstig zijn, maar van een particuliere organisatie, kunnen andere termijnen kennen dan de bovengenoemde 20 en 30 jaar. Zo zijn de archieven van parochies pas na 50 jaar openbaar en zijn sommige stukken nog langer van inzage uitgesloten. In alle gevallen staat in de inventaris van een archief vermeld of er een openbaarheidsbeperking op een bepaald archiefstuk rust.
Het is mogelijk om een stuk, dat van openbaarheid is uitgesloten, toch in te zien. Wanneer het gaat om overheidsarchieven dien je  hiervoor een verzoek te richten aan de gemeentearchivaris. Er moet een privacy-verklaring ingevuld en ondertekend worden.
Als het gaat over particuliere archieven (zoals de parochiearchieven) moet een dergelijk verzoek gericht worden aan de rechtmatige eigenaar van het archief (in het geval van een parochiefarchief dus het kerkbestuur). Pas bij overlegging van een schriftelijke toestemming van de rechtmatige eigenaar krijg je als onderzoeker toegang tot dergelijke archiefstukken.

Indexen
Naast de plaatsingslijst en archiefinventaris als toegang, zijn er op bepaalde delen van archieven ook zogenaamde indexen gemaakt. In principe is zo'n index een soort inhoudsopgave. Deze index, ook wel nadere toegang genoemd, is meestal gemaakt op de naam van de personen genoemd in die archiefstukken of op het onderwerp. Zij worden zowel gemaakt op archieven als op collecties. Rijckheyt heeft indexen op de hinderwetvergunningen, civiele procesdossiers van de schepenbank Heerlen en de gigtregisters. Momenteel zijn een aantal vrijwilligers bezig met het vervaardigen van een index op de notariële archieven. 

Nadere bronnen en literatuur:

Onze archieven en collecties