Inspecteren en rapporten aan het college

De werkzaamheden die een gemeente en het gemeentelijke bestuur uitvoeren, resulteert jaarlijks in grote hoeveelheden archief. 
De Archiefwet en de daaruit voortvloeiende regelgeving, zoals het Archiefbesluit, stellen dat dit overheidsarchief zich in goede, geordende en toegankelijke staat moet bevinden. Door deze eis van goede en geordende staat wordt het dus verplicht dat te allen tijde bepaalde gegevens binnen een aanvaarbare tijd terug gevonden moeten kunnen worden. 
Dat archiefbescheiden die voor permanente bewaring in aanmerking komen zich in goede, geordende en toegankelijke staat moeten bevinden is uiteraard niets nieuws. Deze moeten immers op termijn, meestal na 20 jaar, in goede en geordende staat volgens de regels van het normdocument worden overgedragen aan de archiefbewaarplaats.

Maar ook archiefbescheiden die slechts tijdelijk bewaard moeten worden, vallen onder de verplichting van goede, geordende en toegankelijke staat. Tot het moment van vernietiging heeft het vernietigbare stuk immers een bepaalde waarde voor de instelling. Dat kan juridisch of financieel van aard zijn of in de rol van democratische verantwoording een rol spelen. Zo kan een bepaald financieel stuk na 7 jaar weliswaar vernietigbaar zijn, maar tot die tijd moet het stuk wel terug te vinden zijn ten behoeve van bijvoorbeeld de Belastingdienst.

De bestuurlijke verantwoordelijkheid van deze verplichting is door de wetgever neergelegd bij het college van Burgemeester en Wethouders en in het geval van gemeenschappelijke regelingen komt deze meestal voor rekening van het Dagelijks Bestuur. De verantwoordelijken worden ook wel de zorgdrager genoemd. De ambtelijke verantwoordelijkheid verschilt van gemeente tot gemeenschappelijke regeling en is meestal geregeld bij een door de zorgdrager genomen besluit (bijvoorbeeld het besluit informatiebeheer gemeente Heerlen, 2007).

De Archiefinspectie Rijckheyt ziet erop toe dat de uitgevoerde werkzaamheden, de organisatie van informatie en het daarmee samenhangend beleid in overeenstemming is met verschillende wetten, handvesten, regelingen en ontwikkelingen op het gebied van informatiebeheer. Zij voert hiertoe regelmatig een onderzoek uit binnen de verschillende organisatieonderdelen en brengt over de aangetroffen toestand een rapport uit aan de zorgdrager. Dat onderzoek kan op verschillende zaken betrekking hebben:  

  • De organisatie van het informatiebeheer en of deze gevat is beleid.
  • De mate van de bekendheid met de wetten en verplichtingen ingevolge archiefwettelijke regelingen.
  • De wijze waarop verantwoordelijkheden theoretisch en praktisch zijn ingebed in de organisatie.
  • De wijze waarop een analoog of digitaal archief geordend is en beheerd wordt.
  • De wijze waarop een digitaal archief toegankelijk is en wordt beheerd.
  • De wijze waarop selectie en vernietiging van analoge en digitale archiefbescheiden plaatsvindt.
  • De mate van beveiliging, integriteit, authenticiteit van analoge en digitale archiefbescheiden.
  • De wijze waarop ICT-beheer wordt uitgevoerd (aanschaf van software, migratie en conversie).
  • Eventuele achterstanden in bewerking en overdracht naar de archiefbewaarplaats.
  • De kwaliteit van archiefruimte en de mate van de materiële staat van archiefbescheiden.

Als uitgangspunt wordt een model-vragenlijst genomen die bij bepaalde constateringen en/of meldingen aangepast kan worden. Voor het onderzoek van een archiefruimte is een aparte checklist opgesteld.
De bevindingen worden door de Archiefinspectie in een rapport aangeboden aan de zorgdrager (het college van Burgemeester en Wethouders of het Dagelijks Bestuur) over de toestand, zodat deze, indien nodig, gepaste maatregelen kan nemen. Het rapport bestaat in de meeste gevallen uit een reeks constateringen waaraan een advies is gekoppeld.
Het opvolgen van dit advies is overigens niet geheel vrijblijvend, het college van Gedeputeerde Staten ziet er eveneens op toe dat het college van B& W haar archieftaak serieus neemt en kan, indien nodig, maatregelen nemen.  

Recentelijk is het rapport van de archiefinspectie Rijckheyt aangeboden aan het college.

Email ons als je vragen hebt over een inspectieonderzoek: archiefinspectie@rijckheyt.nl.

Onze archieven en collecties