Dossier archiefrecht, inleiding

Archief is het geheugen van een organisatie. Voor de meeste organisaties is dat geheugen voornamelijk van belang voor de interne organisatie. Met dat geheugen worden werkprocessen ondersteund, worden bewijzen geleverd, rechten en plichten aangetoond. Kortom archief heeft in de eerste plaats de functie van bedrijfsondersteuning en bewijsvoering.

Voor overheidsorganisaties komt daar nog bij dat zij zich moet kunnen verantwoorden over wat zij hebben gedaan of gelaten. Die verantwoording moet worden afgelegd aan bijvoorbeeld de gemeenteraad, journalisten, burgers en rekenkamers. Dergelijke verantwoording gebeurt grotendeels op basis van archief. Alleen het menselijk geheugen is niet toereikend , het is niet alomvattend, weet niet alles en soms lijdt aan geheugenverlies. Daarbij is het menselijk geheugen niet bewijsbaar.

Om bewijsvoering en verantwoording nu mogelijk te maken bewaren we dus archief. Dat bewaren gebeurt uiteraard niet zomaar, je moet ook informatie kunnen vinden in het archief. Daarnaast heeft het uiteraard geen zin alles zomaar te bewaren. Sommige informatie is helemaal niet relevant meer na verloop van tijd en wordt dan ook verwijderd. Een overheidsinstantie mag dat verwijderen of archiefvernietiging niet zomaar doen, daar zijn regels voor. Logisch, anders zou een overheid zich wel op een heel makkelijke manier van onwelwillige informatie kunnen ontdoen. Over de vraag wat archief nu in wettelijk opzicht is, hoe het kwalitatief bewaard moet worden en hoe lang zijn in verschillende wetten, regels en verordeningen allerlei bepaling opgenomen. Het gehele samenspel hoe een overheid, maar ook burgers en ondernemingen, om moeten gaan met archief noemen we; archiefrecht.

Er gelden dus ook archiefregels voor burgers en voor bedrijven. Zo moeten bedrijven en burgers hun financiële bescheiden (archief) ten minste 7 jaar bewaren t.b.v. de belastingdienst. Maar in dit "dossier archiefrecht" zullen wij enkel ingaan op wat dat archiefrecht inhoudt voor overheidsinstanties.

Onze archieven en collecties